يكی از واحدهای تأثيرگذار در مديريت امور اداری كه مسئوليت جذب و استخدام كاركنان و پيگيری امور اداری آنها را برعهده دارد كارگزينی كاركنان میباشد و به عبارتی فرآيند اداره كردن سازمان كه از يك سو به سياستها و خط مشيیها، مقررات و دستورالعملها و از سوی ديگر به اطلاعات مربوط به اداره كردن امور استخدامی، انتخاب و جبران خدمت و شرايط كار نيروی انسانی كه در سازمان استخدام شده يا میشود در چارچوب شرح وظايف برعهده كارگزينی كاركنان است و همـواره بـا بررسی و اجرای مقـررات، آئین نامه های مربوطه را همگام با استانداردهای مطلوب نظام آموزش عالی کشور پیش میبرد.
شرح وظایف واحدهای تابعه اداره کارگزینی
رئیس اداره:
-
نظارت بر صدور احکام، امور استخدام و تبدیل وضعیت استخدامی، انتقال، انتصاب، ترفیع، ماموریت، مرخصی، تعلیق و خروج از خدمت کارکنان.
- نظارت و راهنمایی واحدهای کارگزینی.
- مطالعه و اجرای قوانین، مقررات، آیین نامه ها و دستور العملهای و بخشنامههای استخدامی، و مقررات انطباقی و... و اظهار نظر در مورد نحوه اجرای قوانین و مقررات مورد عمل .
- نظارت بر کلیه پیش نویسهای تهیه شده توسط کارشناسان کارگزینی .
- رسیدگی به پیشنهادها و تقاضاهای واصله مربوط به امور استخدامی و تبدیل وضع استخدامی.
- برنامه ریزی و تمشیت و سرپرستی امور مختلف کارگزینی .
- اتخاذ تدابیر لازم به منظور پیشرفت و بهبود امور جاری .
- اجرای خط مشی تعیین شده و اتخاذ تدابیر لازم به منظور حسن انجام هدفهای مورد نظر .
- تهیه ضوابط دستورالعملهای لازم .
- شرکت در کارگروهها، کمیتهها و جلسات مختلف .
- تهیه و گزارشهای لازم و انجام سایر امور محوله .
- مشاوره، راهنمایی و پاسخگویی ارباب رجوع حضوری و تلفنی.
امور هیات علمی و غیر هیات علمی:
- انجام امور اداری مربوط به اعضای هیات علمی اعم از استخدام، تبدیل وضعیت استخدامی، انتقال و مأموريت، انتصاب و .... ، مکاتبات با وزارت متبوع،سازمان مدیریت و برنامه ریزی و سایر سازمان ها حسب نیاز.
- انجام امور اداری مربوط به اعضای غیر هیات علمی اعم از برگزاری مقدمات آزمون استخدامی، استخدام، انفصال، تبديل وضعيت استخدامی، انتقال و مأموريت و ...،مکاتبات با وزارت متبوع، سازمان مدیریت و برنامه ریزی و سایر سازمانها حسب نیاز.
- تنظيم احكام كارگزينی مربوطه به اعضای هیات علمی و غیر هیات علمی.
- بررسی نامه ها و درخواست های ارجاعی و اقدام در خصوص آنها.
- انجام امور مربوط به اخذ سهمیه و شماره استخدام اعضای هیات علمی و غیر هیات علمی.
- مطالعه بخشنامهها رسيده جهت اجرای آن و در صورت نياز ابلاغ به افراد ذينفع.
- پيگيری امور مربوط به رفع نواقص سيستم مكانيزه موجود.
- ايجاد هماهنگی با واحدهای ذيربط و ارائه راهكارهای مناسب در جهت اصلاح و بهبود روشهای انجام كار
- بررسی، تنظیم و آمادهسازی پروندهها به منظور طرح در کمیته های تخصصی و هیات اجرائی منابع انسانی.
- اقدام در مورد اجرای تصميمات كميته تخلفات اداری كاركنان برحسب مورد ( انتقال ـ اخراج ـ جابجائی).
- اقدام در مورد صدور تسويه حساب پرسنل متوفی ـ اخراجی ـ بازنشسته.
- پاسخگویی به ارباب رجوع (حضوری و تلفنی).
حضور و غیاب:
- اعمال مرخصیها (استحقاقی، استعلاجی، زایمان و...)، مأموریتها (روزانه، آموزشی و...) و محاسبه سالانه مرخصی.
- تهیه فایل گزارشهای کارکرد و اضافه کار کارکنان به صورت ماهانه.
- بررسي حضور و غياب كاركنان و تنظيم ليست كاركرد ماهانه آنان بمنظور پرداخت حقوق و اضافه كار در هر ماه .
- کنترل و بررسی تردد کلیه همکاران دانشگاهی در سامانه حضور و غیاب.
- استخراج مانده مرخصی هر ساله پرسنل قراردادی.
- گزارشگیری غیبت برای کلیه پرسنل در سیستم بصورت ماهیانه.
- ثبت مرخصی استعلاجی افراد در سیستم جهت رویت مدیران .
- ثبت ورود و خروج پرسنل در بین ساعات کار، طبق لیست انتظامات درب شمال و جنوب.
- نامه های ارجاع داده شده در چارگون (درخصوص نحوه حضور، اضافه کاری، تعیین میزان مرخصی افراد، تغییر ساعت کاری، اطلاع مدیر در مورد سقف اضافه کاری واحد و ...) رسیدگی به نامههای چارگون، ارسالی از سوی مدیران (با محتوای اضافه کاری، مأموریت، جابجایی پرسنل و یا قطع حقوق به علت زایمان، مرخصی بدون حقوق ، بازخریدی و ...).
- پیگیری نامه در مورد اضافه کاری هر سه ماه کارکنان برخی از واحدها و تعریف آن در سیستم حضور و غیاب .
- ارسال پیش نویس در چارگون (با محتوای وضعیت حضور و غیبتهای پرسنل، اعلام مانده مرخصی پرسنل بازنشسته، مرخصی منفی پرسنل و ...)
- دریافت پیام از طریق چارگون و سیستم رایا در خصوص حضور و غیاب اعضای غیر هیات علمی و اقدام در این خصوص.
- ارسال پیام به پرسنل و مدیران.
- پاسخ به ارباب رجوع حضوری، تلفنی.
- ثبت موارد درخواستی در سیستم حضور و غیاب (از قبیل رفع اشکال سیستمی مانند جابجایی ورود و خروج، ثبت فراموشی و..
- ثبت شرکت در سامانه کارمند ایران.
بایگانی:
- حفظ و نگهداری نامه ها، اوراق، اسناد و مدارك و پرونده های محرمانه مطابق مقررات و اصول
- بايگانی و تهيه فهرست مربوط بر اساس روش تعيين شده
- پيوست كردن پرونده ها يا سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور.
- تحويل پرونده های مختومه به بايگانی راكد با اجازه مقام مافوق.
- صورت برداری، طبقهبندی، كدگذاری و بايگانی پرونده ها طبق دستور العملهای مربوطه و احتياجات سازمان متبوع.
- تشكيل پرونده جديد جهت پرسنل جديد الورود.
- اعلام وصول پروندههای پرسنلی كه از ساير دستگاهها.
- بايگانی ارزشيابی ساليانه كاركنان در پرونده های مربوط.
- تهيه گزارشات مورد لزوم جهت ارائه به مقام ما فوق.
- برگ شماری پرونده هايی كه به ساير واحدهای تابعه و پيگيری وصول پرونده.
- پاسخگويی به مراجعین تلفنی و حضوری .
|